A gyorsaságnak és megbízhatóságnak néha ára van – mondjuk az, hogy sokkal jobban kell nekünk is figyelnünk.

A készletkezelő programoknál mindig kulcskérdés, hogy az adatbevitel mikor szinkronizálódik mindennel – másként fogalmazva: a mentés azonnal megtörténik, vagy van (jó esetben rövid, rosszban hosszú) átfutási idő. Amely átfutási idő egyébként nem is biztos, hogy baj: olyankor van ugyanis alkalmunk kijavítani az esetleges elgépeléseket. A Minibizz jó tulajdonságaitól már rengeteget írtunk korábban – ezek között említettük az adatbiztonságot is, hogy tehát nem kell attól tartanunk, hogy egy rossz gombot nyomunk, és elveszítünk mindent. Ez az adatbiztonság esetünkben azt is jelenti, hogy a szoftverben azonnali mentés történik - az adatok felhőben tárolódnak. Félreértés ne essék: vannak bizonyos funkciók, mint például a bevételezés, a leltár, ahol a bevitt adatok mentéséhez jóváhagyásra van lehetőség – tehát rá kell nyomunk még egyet, ha azt akarjuk, hogy változzanak a felvittek. Ezen jóváhagyás előtt még módosíthatóak a bevitt adatok – utána viszont minden szent és sérthetetlen.

Egy jó készletkezelő önmagában csak akkor ér valamit, ha a pénztárgéppel is kompatibilis. Rákérdeztünk, hogy a Minibizzel ezen a téren mi a helyzet.

A profi pénztárgépek gyakorlatilag napról napra elterjedtebbek – érthető okokból. Egy működőképes és a mai kor kívánalmainak is megfelelő pénztárgép ugyanis nem csak a törvényeknek és a szabályoknak felel meg, de a hétköznapi munkát is megkönnyíti. Éppen ezért különösen fontos, hogy a készletkezelővel is harmonikus legyen a „viszonya”: ebben az esetben ugyanis egyfelől rengeteg időt megspórolunk (hiszen nem kell egyfajta „kettős könyvvitelt” használnunk, azaz nem kell az adatokat az egyik helyről a másikra átvinnünk), másfelől pedig a munkavégzés is sokkal gördülékenyebb és hatékonyabb lesz. A Minibizzről megtudtuk: jelenleg a piacon legtöbbet értékesített Mica Jota S/M pénztárgéppel lehet összekötni a rendszert. Ugyanakkor abban az esetben sincsen gond, ha a más típusú pénztárgépet használ az üzlet, akkor is használható ugyanis a minibizz: ebben az esetben a minibizz-en keresztül történik az értékesítés és külön történik a nyugta adás.

A Minibizznek olyan funkciói is vannak, amelyek elsőre talán nem is tűnnek lényegesnek – holott a mindennapi munkát nagy mértékben segítik.

Talán elsőre nem is gondolnánk, de készletkezelésnek roppant fontos része a selejtezés. Tagadhatatlan, hogy minden üzlet szembesül előbb-utóbb ezzel a problémával – ám a megoldásokban komoly eltérések lehetnek. Mi most nem ezekre koncentrálnánk, csak annak néztünk utána, hogy a Minibizz hogyan tudja ezt kezelni. Ha ugyanis a program ezzel nem megfelelően foglalkozik, akkor komoly problémák merülhetnek fel a készletnyilvántartásban, legrosszabb esetben az egész adatbázis megborulhat. Nos, a Minibizzt természetesen tudja kezelni a selejtezést – a programozók felmérték, hogy ez is nagyon fontos része a készlet fenntartásának, frissítésének, naprakészségének. A selejtezést a Minibizz mind mennyiségi, mind értékbeli nyilvántartással oldja meg, ez pedig azt jelenti, hogy ha jól végezzük a munkafolyamatokat, azaz odafigyelünk a készletnyilvántartás ilyen jellegű frissítésére is, akkor semmilyen problémával nem szembesülünk majd.

Ha az üzletünk jól megy, akkor előbb-utóbb bővíteni, sőt, akár új boltot nyitni is szeretnénk – és akkor az adatkezelő-programunk azonnal új kihívásokkal szembesül…

Merthogy a bővítés, az új üzlet nyitása azt jelenti, hogy két helyen kell számlázni, adatokat kezelni, raktározni, bevételezni, és így tovább. Alapban persze ez nem jelenti azt, hogy automatikusan megduplázódnak a feladatok, hiszen a rutin, a bejáratottság azért sok helyzetben komoly segítség lehet, ám a programok esetében már vannak erős kihívások. Kérdés például, hogy miként tudja kezelni ezt a „kettősséget”. A Minibizzről megtudtuk, hogy nem kell minden üzletre külön programot megvenni: a szoftver ugyanis böngészőben futó alkalmazás, így bármilyen okos eszközről egy böngészőn keresztül elérhetők az üzlet adatai. A külön üzleteket külön telephelyként regisztráljuk a szoftverben, de ezek a telephelyek egy adatbázisban találhatók meg. A tulajdonos így tudja külön is kezelni az üzletei és egyben is. nincs tehát ok az aggodalomra – bátran élvezhetjük a bővítés, terjeszkedés nyújtotta előnyöket!

Van, hogy nem mi változtatunk – a körülöttünk lévő törvényi környezet alakul át. Fontos, hogy a programunk erre is tudjon reagálni.

Az előzőekben már foglalkoztunk azzal, hogy milyen problémát jelent, ha módosul valamilyen alap-adatunk, például a cégünk telephelye – s kiderült, hogy semmilyet: a Minibizz tökéletesen tudja kezelni az ilyen változásokat. Most annak néztünk utána, hogy mi a helyzet akkor, ha rajtunk kívül álló tényezők miatt kell módosítani a programon – egészen konkrétan mi történik abban az esetben, ha például egy termék általános forgalmi adója csökken vagy nő. A kérdés egyáltalán nem apróság: ha ugyanis előre betáplált, s változtathatatlan programkódok szerint működik a készletnyilvántartásunk és az adatbázisunk, akkor könnyen előállhat az a helyzet, hogy az egész rendszer megcsúszik egy hétköznapi törvénymódosítás miatt. Nos, a Minibizz erre az eshetőségre is felkészült: ahogy megtudtuk, egy áfa változást is rugalmasan tud kezelni a rendszer, azaz nem fordulhat elő ez a negatív forgatókönyv.

Ha a vállalkozásunk jól megy, akkor a hírünk is jó lesz, s emiatt a partnerek, beszállítók száma is növekedik majd. Ezt azonban a rendszerünknek is kezelnie kell.

Amikor egy programot választunk az adatok rendszerezésére, akkor a legtöbb esetben csak az adott pillanat lebeg a szemünk előtt – azt szeretnénk, ha akkor és ott végre mindent átlátnánk, mindent könnyedén kezelhetnénk. A történet azonban jó esetben tovább fejleszti magát: ha jó az adatkezelő programunk (márpedig a Minibizz ilyen), akkor több időt tudunk fordítani a cégünk fejlesztésére, és emiatt előbb-utóbb (de inkább előbb) a partnereink száma is növekedni fog. Igen ám, de mi van akkor, ha a kezelőprogramunk lehetőségei végesek, s nem tudunk újabb adatokat rögzíteni, újabb partnereket felvenni? Ebben az esetben a korábbi fejlesztés a visszájára fordulhat. Nos, a Minibizzel ilyen probléma nincsen: tetszőleges számú partnert és beszállítót tud kezelni a program, így tehát nem kell attól tartanunk, hogy a fejlődésnek bármi is gátat szab.

Néha apróságok, evidensnek tűnő dolgok módosítása tud összekuszálni mindent a rendszerben – erre a veszélyre is rákérdeztünk a Minibizznél.

Sok adatkezelőprogramnál komoly gondot okoz egy-egy alapadat módosítása – azon egyszerű okból kifolyólag, hogy a többi, később felvitt adat az először megadottakhoz kapcsolódik. Magyarul ha például a cégünk telephelye megváltozik (mondjuk egy költözés miatt), akkor értelemszerűen ezt javítani szeretnénk az adatkezelő, vagy éppen az eszköznyilvántartó programunkban is. Igen ám, de mi van akkor, ha a telephely egyfajta szuperadatként funkcionál, azaz nem megváltoztatható – illetve ha mégis, akkor az kegyetlenül összekuszálja a szálakat, a régi készletnyilvántartást nem érem el, adatok válnak semmissé, és így tovább. Félreértés ne essék, ez nem egy elképzelt szituáció: vannak olyan programok, amelyek képtelenek kezelni az ilyetén változtatásokat. A Minibizznél azonban ez nem fordulhat elő: rákérdeztünk, sőt, ki is próbáltuk a változtatást (éppen a telephelyet) – nem omlott össze a rendszer, s mi nem kaptunk kisebb szívrohamot. Úgyhogy egy újabb pipát tehetünk a program mellé.

A Minibizz esetében nem kell attól tartanunk, hogy érthetetlen gombokba, feliratokba botlunk a kezelőfelületen.

Rengeteg olyan programmal találkozhatunk, amelyek csak első ránézésre magyarok – abban a pillanatban, hogy elmerülünk a részletekben, kiderülnek a turpisságok, nevezetesen, hogy valójában egy, javarészt angol nyelven már működő alkalmazás magyarításával van dolgunk. Ez önmagában még nem akkora baj, hiszen ami jól működik, azt nem szégyen átvenni, alkalmazni (pláne, ha teljesen legális az átemelés…) – a gondok akkor keletkeznek, ha a fordítás nem kompatibilis a magyar nyelvvel, megnevezésekkel, szakszavakkal. Nos, a Minizz esetében ilyen problémával nem fogunk szembesülni: ahogy a készítőktől megtudtuk, a  szoftver felületén olyan nyelven jelennek meg a feliratok, amilyen országban használni akarjuk azt. A probléma tehát megoldva – innentől kezdve már tényleg csak arra kell figyelnünk, hogy a megfelelő gombokra kattintsunk.

Amikor több felületen is használjuk ugyanazt a programot, talán joggal tarthatunk összegabalyodástól – kivéve, ha az a program a Minibizz.

Egy korszerű program egyik ismérve, hogy többfajta felületen is használni tudom - magyarul nem kell otthon, a számítógép előtt ülnöm ahhoz, hogy frissítsem az adataimat, bőven elég, ha van egy normálisabb okostelefonom. Igen ám, de óhatatlanul is eszünkbe jut, hogy ez a sokféle felület nem rejteget-e veszélyeket: konkrétan arra gondolunk, hogy egyfelől minden eszköz tudja-e kezelni a Minibizz programját, másfelől pedig hogy a mentések, felülírások konvertálódnak-e. Nos, kérdéseinkre megnyugtató válaszokat kaptunk. Mivel egyszerre egy időpontban csak egy bejelentkező használhatja a szoftvert azonos felhasználó névvel, nincs esélye annak, hogy keresztbe verik egymást az adatok. Sőt, még ennél is jobb a helyzet: az sem eredményez ugyanis összeomlást, ha egy időben két különböző felhasználó használja ugyan annak az üzletnek az adatbázisát. Magyarul a beosztottunk is tud dolgozni mondjuk egy másik alkönyvtárban, feladatsorban – amíg én frissítem a beszerzést, ő korrigálhatja a készletezést. A lényeg, hogy mindig a legutolsó módosítás marad érvényben – kell-e mondanunk, hogy mekkora versenyelőnyt jelent mindez?

Minden számítógépes megoldásnál előkerül az egyik leginkább rettegett szó: az adatvesztés. A Minibizz használatával azonban ezt nyugodtan kiradírozhatjuk a memóriánkból.

Persze, ha egy kis kockás füzetbe jegyzetelünk mindent, de mindent, akkor is van mitől tartanunk – például egyszer a pulton felejtjük, és elviszi magával egy vásárló, vagy a nagy takarítás közben beleesik a felmosó-vödörbe, s szétázik minden feljegyzés -, de azért mégis csak sokan úgy gondolják, hogy a számítógépen csak akkor érdemes tárolni az adatainkat, megrendeléseinket, könyvelésünket, magyarul mindent, ha gyakorta készítünk másolat, illetve biztonsági mentést. Nos, rákérdeztünk arra, hogy a Minibizz-zel mi a helyzet. Kiderült, hogy ha ezt a programot használjuk, akkor az adatok biztonságáról a Microsoft gondoskodik. A világcéget lehet szeretni, vagy nem szeretni, de az közismert tény, hogy többszörösen tárolják az adatok, rendszeresen végeznek biztonsági mentéseket. Leegyszerűsítve tehát az a helyzet, hogy a Minibizzt használva egyáltalán nem kell attól tartanunk, hogy bármilyen adatunk elveszne – a biztonság egyáltalán nem kérdéses.