Természetesen a hivatalos szervek előtt nincsenek titkaink – de azért azt nem szeretnénk, hogy bármikor mindenünkhöz hozzáférjenek.

Az előző posztban is azzal foglalkoztunk, hogy mennyire tudhatjuk biztonságban az adatainkat akkor, ha a Minibizz alkalmazását használjuk – s megállapítottuk, hogy maximálisan, azaz nem kell attól tartanunk, hogy egy óvatlan pillanatban valaki mindent megtud a megrendeléseinkről, az elszámolásainkról, az ügyfélkörünkről, egyszóval bármilyen üzleti titkunkról. A probléma azonban újabb mélységeket is rejt: felmerülhet ugyanis a kérdés, hogy a hivatalos szervek, így például az adóhatóság elől is rejtve maradnak-e a dolgaink. Kérdésünkre a Minibizz tervezői megerősítették: az adatok a Microsoft szerverén, távoli kiszolgálón futnak, így senki sem férhet hozzá semmihez. Ugyanakkor azt is tudni kell, hogy egy bűncselekmény miatt kikérhetik az adatokat, ha azok bizonyítékként szolgálnak – mi azért bízunk abban, hogy erre soha nem kerül sor.

Ha szeretnénk egy mindent kezelő, tökéletesnek tűnő rendszert használni, akkor elsőként a biztonságról kell meggyőződnünk.

Ahogy korábbi posztunkban is írtuk, egy új rendszert fogunk kipróbálni ezekben a napokban, hetekben. A Minibizz mondjuk első pillantásra is szimpatikus, átlátható, könnyen kezelhető – ám ez közel sem olyan fontos, mint a biztonság kérdése. A program készítőitől éppen ezért első körben ezek iránt érdeklődtünk: megkérdeztük, hogy mennyire biztonságos a rendszer, s hogy száz százalék-e, hogy nem láthatja más a dolgainkat. No, nem mintha olyan sok rejtegetnivalónk lenn – egyszerűen arról van szó, hogy nem lenne szerencsés, ha mondjuk a konkurencia rápillanthatna a bevételeinkre, kiadásainkra, rendeléseinkre, s így tovább. Szerencsére nincs okunk az aggodalomra: megtudtuk, hogy az adatforgalom a legújabb biztonsági (https) protokollon fut – magyarul csak az láthatja az adatokat, aki ismeri a felhasználó nevet és a hozzá tartozó jelszót. (És értelemszerűn ezért is kell jó jelszavat választani, a „password” például kapásból kerülendő…)

Az elmúlt hetekben többször is írtunk azoktól a problémákról, amelyek a hétköznapok gördülékenységét tették nehézzé.

Akadozó készletnyilvántartás, elmaradó megrendelések, átláthatatlan számlázási rendszer – a kisebb boltokban gyakorta előfordulnak ilyen problémák. Nincs ez másként nálunk sem, ám ez nem jelenti azt, hogy ne küzdhetnénk ellene. És most meg is van az esély arra, hogy rendet vágjunk a káoszban: megkeresett minket ugyanis egy cég, amelynek terméke, a Minibizz első ránézésre minden fenti problémát orvosolni tud. A következő hetekben igyekszünk minden kisebb és nagyobb funkciót feltérképezni, s minél részletesebben kivizsgálni, hogy a program mennyire hasznos, mennyire felhasználóbarát, s nem utolsó sorban mennyire könnyen kezelhető. Ahogy írtuk is, az első benyomások bíztatóak – igaz, ebben az is közrejátszik, hogy a termék honlapja kifejezetten szép lett, mindent azonnal megtaláltunk. A regisztráció után egyébként bárki kipróbálhatja a kéthetes próbaverziót, s erre bíztatunk is mindenkit – könnyen lehet ugyanis, hogy új fejezet kezdődik az életünkben.

Az előző blogbejegyzés arról szólt, hogy milyen jó, ha mindenhez mindenhol hozzáférünk. Ezt a gondolatot folytatjuk most.

Merthogy a „mindenhol mindenhez” valójában azt nem feltétlenül jelenti, hogy az információszerzéshez elég egyetlen programot elindítani. Ugyan vannak a piacon olyan szoftverek, illetve alkalmazások, amelyek ezt is lehetővé tennék, nagyon sokan még mindig különféle programokat használnak – egyet a készletnyilvántartáshoz, egyet a számlázáshoz, egyet a partnerek, beszállítók kezeléséhez, és így tovább. Holott nyilvánvaló, hogy ezeknél ugyanaz a veszély áll fenn, mint amikor mondjuk a számítógépünkre vagy a telefonunkra össze-vissza telepítünk mindenféle programot, olyanokat, amelyek elsőre még praktikusnak is tűnhetnek – aztán amikor kiderül, hogy keresztbeverik egymást, hogy nem kompatibilisek egymással, az adatokat egyikből a másikba nem tudjuk átvinni, sőt, rosszabb esetben felülírják egymást, megváltoztatják a beállításokat, és így tovább, akkor már elgondolkodunk azon, hogy nem lett volna-e jobb egy olyat találni, amely minden feladatot egymaga megold. Merthogy, miként írtuk is, vannak ilyenek a piacon – és még csak olyan sokáig keresni sem kell…

Írtunk már arról, hogy mennyire fontos a rendszerezés – de az a helyzet, hogy ennek fontosságát nem lehet eléggé hangsúlyozni.

Az internet nyújtotta lehetőségekkel a mai napig sajnos viszonylag kevés kisvállalkozás számol: kis túlzással keresni kell azokat a cégeket, amelyek valóban kihasználják a világháló előnyeit. Hogy egy egyszerű példát mondjunk, a készletgazdálkodásnál, illetve a készlettörténet nyomon követésénél a legtöbben még mindig ugyanazt a gépet használják – azt, amelyik a hátsó iroda kis asztalán várakozik. Holott minimális befektetéssel megvalósítható lenne a teljes elérés, amelynek segítségével bármilyen eszközről nyomon lehetne követni a vevői és a szállítói rendeléseket külön-külön, illetve akár összesítve is. Nem lehet eléggé hangsúlyozni, hogy a gördülékeny munkához mennyire fontos, hogy könnyedén átlátható legyen például a munkavállalókkal kapcsolatos elszámolások, a beosztottak munkaidejének nyilvántartása, vagy éppen a különböző juttatások ellenőrzése. Az üzletaktivitás pontos nyomon követése ráadásul már rövid távon is érezteti hatását, hiszen ennek segítségével azonnal tudunk reagálni a vevői reakciókra (magyarul akár már délutánra tudjuk be tudjuk szerezni azt a terméket, amelyet a délelőtti vásárló hiányolt).

Korábban írtunk már arról, hogy mennyire fontos a készletnyilvántartás – ám a pontos készletezéshez a megrendelések tökéletes nyilvántartása is elengedhetetlen. 

Ahhoz, hogy minden szinten átlássuk a boltunk működését, elengedhetetlen, hogy tisztában legyünk azzal, hogyan is állnak a készleteink, azaz miből vagyunk kifogyóban (s emiatt mit kell sürgősen rendelnünk), s miből vagyunk túlságosan is jól ellátva (s így mit lenne érdemes megakciózni). Ám mindez semmit sem ér, ha ezzel párhuzamosan nem tudjuk kezelni gyorsan és gördülékenyen a vevői és szállítói megrendeléseket. Akárcsak a készletnyilvántartás, ez is „vezethető” egy kis füzetben – ám akkor ne csodálkozzunk, ha előbb-utóbb megborul a rendszerünk. A legtöbb kis bolt azért jellemző módon valamilyen számítógépes programot használ erre a célra, ám sajnos ezek többsége nincsen összekötve a készletnyilvántartással – s ez bizony komoly problémát is jelenthet. Ráadásul ne feledkezzünk meg arról sem, hogy még a legkisebb cégnél is az egyik legnagyobb érték a partnerek listája (ami akkor igazán értékes, ha pontos adatokat tartalmaz): ez biztosítja a gördülékeny működést, a megbízhatóságot – egyáltalán nem mindegy, hogy ha kifogyunk valamiből, valóban pillanatok alatt tudja-e hozni az utánpótlást a beszállítónk.

A pontos számlázást törvény írja elő – ám ez nem jelenti azt, hogy minden szinten a legnagyobb rendben is van minden.

Kis túlzással minden hétre esik legalább két-három olyan hír, amely szerint ismét lecsapott a NAV, s a számla elmaradása, vagy rosszul kiállított számla miatt megbüntetett egy-egy kisboltot. Merthogy a probléma jellemzően ezeket érinti, s ha jobban belegondolunk, ez önmagában nem is annyira meglepő: a sok kis tétel, az ismerős vásárlók, a beszélgetéssel egybekötött nézelődés, válogatás mind-mind potenciális számlaelfelejtő tényezők. Holott mindenki tisztában van azzal, hogy számlát kell adni, és kész – ám azzal is, hogy ez bizony néha elmarad. Szerencsére mostanra több olyan pénztárgép is működik, amelyek nem is engedik a számla nélküli fizetést – más kérdés, hogy sokan még mindig ódzkodnak ezek megvásárlásától, s abban bíznak, hogy őket úgyis elkerüli a kommandó. Itt érdemes ugyanakkor megjegyezni, hogy egy egészen friss felmérés szerint a magyarok jelentős többsége támogatja a szürke- és feketegazdaság elleni kormányzati akciókat, de az ehhez szükséges infrastruktúrát nem tartja minden területen kellően kiépítettnek. A felmérés szerint a megkérdezettek támogatóan nyilatkoztak az online pénztárgépről és a közúti áruforgalom ellenőrző rendszerről: előbbi 53 százalékuk szerint megfelelő megoldást jelent a nyugtaadás elmulasztásának visszaszorítására, míg utóbbit 45 százalék tartja hatékonynak.

A készletnyilvántartás a különféle kisboltok esetében nagyon különbözőképpen működik – és akkor még finoman fogalmaztunk. 

Bármilyen üzletünk is van, nyilvánvalóan tökéletesen tisztában kell lennünk azzal, hogy miként is állnak a készleteink – ezen tudás birtokában tudunk ugyanis csak utánrendelni, s így a vevői igényeknek megfelelni. Egy egyszerű hasonlattal illusztrálhatjuk a helyzetet: készletnyilvántartás nélkül működtetni egy boltot olyan, mint ha egy olyan házban élnénk, amelynek nincs ajtaja – lakhatunk így is benne, de ne csodálkozzunk, ha eltűnik a magánéletünk. Készletnyilvántartás nélkül is működtethetünk egy üzletet, de akkor ne lepődjünk meg azon, ha a boltunk fokozatosan összezuhan, mert nem tudunk megfelelni a vevők igényeinek. Félreértés ne essék: azért a legtöbb helyen használnak készletnyilvántartást, s nem fordul elő sem az, hogy hirtelen kiürül a bolt, sem az, hogy az elfekvő készletet már csak régiségboltban tudnánk értékesíteni – ám készletnyilvántartás és készletnyilvántartás között óriási különbségek vannak. Van, aki még mindig egy négyzetrácsos füzetbe jegyzetel csak, van, aki a legegyszerűbb táblázatkezelőbe pötyögi a kiadott árukat. Holott a termékek aktuális mennyiségének nyilvántartása, a könnyen áttekinthető raktárkészlet, a bevételezés, a kivételezés, a leltározás, a selejtezés egyaránt lényeges a gördülékeny és persze prosperáló működéshez. Létfontosságú tehát, hogy milyen készletnyilvántartót használunk – egy okos választás az üzletünk jövőjét is befolyásolhatja.

A törzsvendég nem csak azt jelenti, hogy van egy gyakorta visszatérő vásárlónk – ez inkább szól a megbecsülésről és (hangozzon elsőre talán kicsit szívtelenül) a kiszámíthatóságról.

A kis boltok esetében a legfontosabb az, hogy a jövő maximálisan tervezhető legyen – az innováció, az előrelépés ugyanis csak ezekre alapozható. Mondunk egy egyszerű példát: bő két évtizeddel ezelőtt még nagy biznisznek tűnt egy videokazetta-kölcsönző megnyitása, hiszen részint nem volt milliónyi tévécsatorna, részint pedig még csak nem is hallottunk letöltésről. Akkor úgy festett, hogy a VHS nem fog kimenni a divatból, így ebbe beruházni, s mondjuk megnyitni a város legnagyobb kölcsönzőjét, jó ötletnek tűnt volna – ma meg fognánk a fejünket, s azon gondolkodnánk, hol keressünk a rengeteg kazettának helyet a pincében. A nagyobb cégeket ez az átállás különösebben nem rázta meg, vagy profilt váltottak, s áttértek a dvd-re, vagy egyszerűen kivonultak a piacról. A jövőbe látás sajnos még senkinek sem a képessége, így sokkal fontosabba  jelen lehetőségeinek pontos felmérése. A törzsvendég pedig a jelen legerősebb építőköve – ő az, akivel számolhatunk, aki jön holnap is, holnapután is. Éppen ezért a megbecsülését nem lehet eléggé hangsúlyozni – a megbecsülés azonban ne merüljön ki egy nagyobb mosolyban! Akár a legkisebb boltok is belekezdhetnek kisebb akciókba (a hatodik gombóc fagyi ingyen van), vagy nagyobb, akár hetekig tartó programokba. A törzsvendég ugyanis valóban kötődik hozzánk – de ismerve a magyar emberek árérzékenységét, egyáltalán nem biztos, hogy ez az állapot örökké fenn áll majd. 

Mostani blogbejegyzésünk egy különleges alkalmazást mutat be – megtudhatjuk belőle például azt, hogy jó helyen dolgozunk-e.

Nagyjából-egészében millió olyan alkalmazást találunk pillanatok alatt, amely valamilyen előnyünkre, esetleg hiányosságunkra hívja fel a figyelmet. A legtöbbre azonban (legyünk őszinték) a legtöbbször csak legyintünk, s ha válaszolunk is a feltett kérdésekre, akkor sem vesszük komolyan az értékelést. A most talált (https://apps.facebook.com/uzlettipus_ajanlo/) azonban messze jobb, mint eddig bármelyik, amibe belefutottunk – már csak azért is, mert sokkal konkrétabb válaszokat kapunk belőle, mint az eddig ismertekből. Ezen sorok írója például ezt olvashatta: „Az autód mindig makulátlan, a műszaki vizsgálatokat pedig egymagad véghez tudod vinni. Otthon vagy a legújabb és legmodernebb autócsodák mechanikai és technikai felépítésében. Egy hozzáértő szakbolttal, betöltetlen piaci rést fedezhetnél fel környékeden.” Nyilván nem arról van szó, hogy most rohanvást indulok üzletet nyitni, de az világosan látszik, hogy melyik az az irány, amelyben játék szintjén érdemes gondolkodnom, s amihez talán az átlagnál jobban értek - vagy nem. :)
Érdekes játék részesei lehetünk tehát, ha kipróbáljuk ezt az alkalmazást – és meglehet, elgondolkodhatunk azon, hogy valóban jó helyen vagyunk-e, valóban álmaink munkahelyére járunk be hétfő reggel nyolcra. (Ha pedig kicsit mélázni szeretnénk, akkor elgondolkodhatunk azon, hogy van-e alapja mindennek, s kell-e különböző érdeklődési kör, illetve habitus egy-egy kiskereskedelmi tevékenység végzéséhez.)